Obsługa wypowiedzenia

Port ubezpieczeń

Co zrobić z przyjętym wypowiedzeniem?

Ubezpieczenia majątkowe Ubezpieczenia życiowe Podstawy zawodu Kontakt

W swojej codziennej pracy jako agent ubezpieczeniowy na pewno spotykasz się bądź będziesz spotykać się z dokumentacji rezygnacji klientów z ubezpieczenia. Szczególnie chodzi mi o rezygnację z ubezpieczeń obowiązkowych - szczególnie ryzyka OC. W związku z powyższym na pewno zastanawiasz się co z takimi dokumentami należy zrobić oraz jakie kroki należy podjąć taki dokument dostając.

CZY MUSZĘ PRZYJĄĆ DOKUMENT OD KLIENTA?

Pierwsza ważna informacja jest taka, że jako pośrednik ubezpieczeniowy należy taki dokument od klienta przyjąć, o ile masz oczywiści podpisaną umowę z danym Towarzystwem Ubezpieczeniowym. Jeżeli umowy nie masz podpisanej, nic Ciebie nie obliguje do takiego zachowania, możesz jedynie klientowi doradzić, co ma zrobić - na pewno wpłynie to na pozytywny odbiór Ciebie jako profesjonalisty(tki). Dlaczego taki dokument jako pośrednik współpracujący musisz przyjąć? No cóż, najczęściej obliguje Ciebie do tego umowa podpisana z danym Towarzystwem, pamiętaj, że jako pośrednik reprezentujesz Towarzystwo, a nie klienta. Oczywiście działasz na korzyść i rzecz klienta ale oficjalnie reprezentujesz Towarzystwo. Także dokument należy przyjąć.

CO DALEJ?

Dobrze, mam dokument w ręku, co mam z nim zrobić? Po pierwsze:
potwierdzić klientowi swoją pieczątką z imieniem i nazwiskiem oraz numerem RAU przyjęcie dokumentu (Jeżeli nie wiesz gdzie znaleźć swój numer, zajrzyj tutaj, możesz się odnaleźć i sprawdzić swój numer). Jeżeli nie masz numeru na pieczątce, napisz go odręcznie. Wstaw swój podpis oraz datę przyjęcia. To bardzo ważne dla klienta, ponieważ ma potwierdzenie, że taki dokument złożył.
Następnie taki dokument należy przekazać do Towarzystwa Ubezpieczeń.

W jaki sposób?

Opcja numer 1 (wysoce nierekomendowana): wysyłasz kserokopię pocztą listem poleconym. Czemu opcja nie jest rekomendowana: możesz dokument zawieruszyć, poczta może go zawieruszyć, możesz go nie wsadzić do koperty ponieważ masz kilka innych rzeczy do wysłani itp. Poza tym w Towarzystwie muszą go zeskanować, wprowadzić do ewidencji a dopiero następnie zarejestrować. Poza tym po jakimś czasie możesz nie pamiętać czy dokument został wysłany, kiedy został wysłany i czy w ogóle został wysłany.

Opcja numer 2: zeskanowanie dokumentu i wysłanie mailem. Opcja jak najbardziej poprawna, skanujesz dokument ze swoją pieczątką, podpisem i datą, wysyłasz maila do Towarzystwa i sprawa zamknięta. Plusy to: łatwe odnalezienie maila w historii, możesz dodać klient DW i będzie miał możliwość śledzenia dalszych losów swojej rezygnacji. W przypadku wątpliwości bądź pomyłki także otrzyma odpowiedź od Towarzystwa i będzie mógł odpowiednio zareagować. Minusy - oprócz czasu potrzebnego na przygotowanie maila - nie odnajduję.

Opcja 3, chyba najlepsza z punktu widzenia klienta i dostępna w większości Towarzystw - samodzielnie rejestrujesz wypowiedzenie w systemie. Dzięki temu klient od razu będzie miał wprowadzone wypowiedzenie do systemu i dodatkowo potwierdzenie operacji przez Ciebie. Nikt nie będzie musiał realizować żadnych dodatkowych czynności i praktycznie zajmujesz się sprawą od początku do końca. Jedna uwaga, uważny czytelnik dostrzeże, że napisałem, że jest to opcja na pewno najlepsza dla klienta. Czemu nie napisałem, że również agenta? Ponieważ dla Ciebie jest to najbardziej pracochłonna czynność. Musisz zeskanować dokument, następnie zalogować się do systemu i odpowiednio go zarejestrować. Cały proces typowej rezygnacji z OC zajmuje do 5 -10 minut. Ale jednak jakiś czas zajmuje. A tego czasu możesz akurat w tym dniu nie mieć. Cóż, zdaję sobie sprawę z tej niedogodności jednak musisz pamiętać jedną rzecz: klienci oceniają Twoje zaangażowanie w pracę, Twoją chęć pomocy. Nawet jak się pomylisz, klienci w większości nie robią z tym problemów, też są ludźmi i rozumieją, że pomyłki się zdarzają. Trzeba tyko pomyłki naprawić. Jeżeli przyjdzie do Ciebie klient, który od razu będzie miał wszystko załatwione, sprawa będzie rozwiązana, będzie Ciebie odbierał jako profesjonalnego pośrednika, który angażuje się w swoją pracę. Jest więc szansa, że do Ciebie wróci albo co lepsze, poleci Ciebie sowim innym znajomym.

PODSUMOWANIE

Jak widzisz przyjęcie wypowiedzenia od klienta nie jest niczym skomplikowanym. Jest to rutynowa czynność wykonywana przez pośredników ubezpieczeniowych niemal każdego dnia.

Jeżeli nie znasz adresu e-mail do wysłania dokumentu, nie wiesz jak obsłużyć w aplikacji Towarzystwa przyjęty dokument - nie przejmuj się, każdy się uczy a aplikacje zmieniają się często - są unowocześniane i coraz bardziej intuicyjne. W przypadku problemów zadzwoń do Twojego Menedżera Sprzedaży. On na pewno Ci podpowie jak złożyć dokument, gdzie i jak go wysłać. To w sumie jego praca.
Tobie życzę owocnej obsługi wypowiedzeń i żeby każdy klient rezygnował ponieważ zawiera nowe ubezpieczenie właśnie u Ciebie!.